保護者と保育園側のコミュニケーションのあり方が、保護者の満足度と直結していると言っても過言では無いほど、保護者の方はお子さんを預けている間に保育士の対応への不安や不満を感じているとのアンケート結果が公表されています。（※オンライン写真販売サービス「えんフォト」調べ）
その不安や不満を解消するためにもICTシステムの活用は不可欠と言えます。
「お知らせ配信」もそのひとつ。「お知らせ配信」機能のメリットをお伝えしましょう。
お知らせ配信機能とは
子どもたちの様子や行事のスケジュールなどの園のおたよりや、災害情報、重要事項など、ルーティンのお知らせから緊急連絡にまで使える「お知らせ配信」機能。
各保育施設で利用されているICTシステムによってメールやアプリ、SNSを通じてなど配信方法はさまざまですが、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを活用してさまざまな連絡を文章で配信する機能です。
保育施設側だけでなく、保護者にも利用のメリットがあります。
お知らせ配信機能を取り入れるメリット
これまでは保護者への連絡は園だよりなどのプリント、送迎時の口頭でのお伝えや電話での連絡網でした。
保護者の方もお忙しいので見た、見ていないなどの水掛け論になったり、プリントを紛失してお知らせをきちんと見ていなかったりなどコミュニケーションに不満を感じられることもあったでしょう。
一斉でも個別でも配信できる
園全体や学年、クラスを選択してその範囲の保護者の方全員に連絡できます。
漏れや抜けがなく電話やプリントよりすぐに情報を提供できますし、保護者が確認したかどうかも保育士側で確認が可能です。
うっかりメールを削除してしまった、ダウンロードができなかったという場合も個別に送信が可能なので、特別な配慮が必要な保護者の方にもしっかりと連絡を行き届かせることができます。
緊急時に迅速に連絡ができる
運動会や遠足などの行事の中止や延長、変更など迅速さが求められる情報の伝達もスムーズにできます。
また、地震や火災、台風などの災害時には保護者の方への情報共有は重要です。
今の状況やお迎えの注意点、時間などを伝える必要があります。
一斉送信も個別送信もできるお知らせ配信だからことじんそくに連絡することが可能でしょう。
効率化を図りながら質を向上させられる
お知らせ配信にはテンプレートがあります。
そのテンプレートや定型文に合わせて必要事項だけ変更して配信すれば効率的に業務を進めることができるでしょう。
その分子どもたちのお世話に集中することができます。
また、災害時、緊急時など頭で考えながら文章をうつのが難しい場合、その状況を想定したテンプレートや定型文があれば入力の手間も省けるでしょう。
現状の子どもたちの様子も画像を添付して送ったり、避難場所のデータなどを添付して送信することも可能なので、保護者の方とより正確な情報を的確に共有することができます。
いかがでしょうか。
従来の方法よりもかなり効率的に、正確、迅速に保護者の方に情報をお伝えできる「お知らせ配信」機能。
ICTシステムに慣れるのに時間がかかるベテラン保育士でも使うごとに便利さを実感しますよ。